Het draaiboek: de holy-grail van iedere weddingplanner.

Je hoort het ons regelmatig zeggen: het draaiboek is tijdens een bruiloft onze beste vriend. Het is niet het meest romantische onderdeel van de voorbereidingen, maar zeker wel heel nuttig en zelfs noodzakelijk! Zonder een goed draaiboek wordt het lastig voor het bruidspaar om zaken uit handen te geven en gestructureerd op te laten pakken door bijvoorbeeld de ceremoniemeester. Wil je als bruidspaar echt ontspannen de bruiloft in gaan, dan is een goed opgesteld draaiboek een múst.

Maar het opstellen ervan is niet altijd zo eenvoudig. In deze blog vertel ik wat een draaiboek precies is, waarom het zo belangrijk is, wat erin hoort, en hoe je voorkomt dat je op de dag zelf in tijdnood komt.

1. Wat is een draaiboek?

Een draaiboek is een gedetailleerd overzicht van jullie trouwdag. Van het moment van opstaan tot het moment dat het bruidspaar het feest verlaat, alles wordt vastgelegd in het draaiboek. Het bevat alle tijden, locaties, verantwoordelijke personen en afspraken (met bijbehorende details) die nodig zijn om de bruiloft soepel te laten verlopen. Soms start het draaiboek al een dag voorafgaand aan de bruiloft, bijvoorbeeld wanneer de locatie nog opgebouwd moet worden. En regelmatig eindigt het draaiboek pas de dag na de bruiloft, bijvoorbeeld na een gezamenlijk ontbijt. Het is maar net wat voor jullie bruiloft van toepassing is.

Je kunt het zien als een soort handleiding voor jullie bruiloft: iedereen die het draaiboek leest, weet wat er wanneer moet gebeuren, waar hij of zij moet zijn, en wie verantwoordelijk is voor welke taak. Dat geldt voor het bruidspaar zelf, maar ook voor de ceremoniemeester, locatie, leveranciers en soms zelfs voor de gasten. Tijdens het opstellen van het draaiboek moet je in je achterhoofd houden dat iemand zonder enige voorkennis over de bruiloft, met alleen het draaiboek, jullie bruiloft zou moeten kunnen draaien.

Foto door Sonja Koning Photography

 

2. Waarom een (goed) draaiboek onmisbaar is

   
   

Een goed draaiboek zorgt ervoor dat jullie op de trouwdag niets meer hoeven te regelen of te onthouden zodat jullie als bruidspaar alles kunnen loslaten. En dat is exact wat je wilt. Als bruid of bruidegom wil je je niet meer hoeven bezighouden met het checken van afspraken of het aansturen van leveranciers. Een goed opgesteld draaiboek voorkomt stressmomenten voor het bruidspaar omdat alles al vastligt en bekend is bij degene die verantwoordelijk zijn.

Daarnaast helpt het draaiboek niet alleen jullie als bruidspaar, maar zeker ook de betrokken leveranciers. De fotograaf weet precies wanneer de ceremonie start en wanneer hij/zij dus op welke plek moet zijn. De BABS (of ceremoniemeester) weet welke muziek er tijdens de ceremonie gedraaid wordt en de bloemist weet precies welke bloemstukken er op welke dinertafel geplaatst mogen worden.

Kortom: iedereen werkt vanuit hetzelfde plan, het draaiboek. De neuzen staan dezelfde kant op en er is duidelijkheid en structuur. En dat geeft rust voor iedereen!

Michelle in actie met het 'smoelenboek': vaak onderdeel van een goed draaiboek! Foto door MichelOttenFotografie

3. Wat staat er in een goed draaiboek?

Een vraag die we zo vaak krijgen: wat staat er nu allemaal in een goed draaiboek? Het korte antwoord: alles! Het lange antwoord: alle tijden, acties, verantwoordelijke personen, afspraken, details en bijzonderheden die van belang zijn voor jullie bruiloft. Maar natuurlijk ga ik dat even wat beter uitleggen.

Een goed draaiboek is duidelijk, overzichtelijk, praktisch en gestructureerd. Het bevat in elk geval:

• De tijdlijn van de gehele dag: van opstaan tot het einde van het feest. Je begint dus met de tijd, daarna de betreffende actie/onderdeel. Hierachter zet je de locatie waar het onderdeel/de actie zich afspeelt, je beschrijft de verantwoordelijke persoon/personen, de gemaakte afspraken en de details met eventuele bijzonderheden. Een voorbeeld:

Tijd	Gebeurtenis	Locatie	Betrokkenen	Opmerkingen
13:00 uur	First Look	Tuin ouderlijk huis bruid (met adresgegevens)	Naam fotograaf Naam videograaf Naam ceremoniemeester Naam bruid Naam bruidegom	Bruidegom staat bij de grote boom, met rug naar de bruid, bruid komt aanlopen vanuit de keuken. Familie bij First Look aanwezig.

• De contactgegevens van alle betrokken leveranciers. Vergeet de telefoonnummers niet!

• De locaties met bijbehorende adressen (inclusief reistijden) waar onderdelen van de bruiloft plaatsvinden. Denk aan het gemeentehuis, de eventuele kerk, de fotoshoot locatie en de feestlocatie.

• De gastenlijst met daarbij eventuele bijzonderheden zoals dinerwensen en allergieën.

• Eventuele plattegronden. Denk aan het seating plan van de ceremonie, of een tafelschikking voor bij het diner.

• Een lijst met daarop de namen voor de familiefoto's.

• Indien nodig: een styling plan. Per onderdeel van de dag uitgeschreven welke styling er moet worden verzorgd en wie dit gaat verzorgen.

4. Wanneer begin je met het draaiboek?

Je kunt al beginnen met het opstellen van een draaiboek wanneer de eerste afspraken zijn gemaakt. Een goede basis voor het maken van een draaiboek zijn de offertes met locatie en leveranciers. Hier worden alle belangrijke tijden en onderdelen in genoemd en deze kun je als uitgangspunt nemen. Als jij bijvoorbeeld met de locatie bent overeengekomen dat de ceremonie om 15:00 uur plaatsvindt, zet je deze tijd in het draaiboek vast. Vanaf hier ga je vooruit en achteruit rekenen. Bijvoorbeeld: de ceremonie duurt 1 uur en dus weet je dat de borrel om 16:00 uur kan beginnen. Je weet dat je ongeveer 45 minuten nodig hebt om de daggasten te (laten) ontvangen, dit zal dus vanaf 14:15 uur starten. Zo kun je langzaamaan het hele draaiboek gaan vullen. Elke keer wanneer je weer een gesprek met een leverancier hebt of wanneer er wijzigingen plaatsvinden, pas je dit in het draaiboek aan zodat deze up to date blijft. Je houdt zo het overzicht op je to-do's en je kunt met structuur verder je bruiloft gaan plannen.

Zie het draaiboek als een ‘levend document’: je vult het steeds verder aan naarmate alles concreter wordt. De laatste week voor de bruiloft maak je de definitieve versie, die je aanvult tot vaak zelfs nog de avond van tevoren. Zorg dat alle leveranciers uiteindelijk met dezelfde informatie werken en iedereen de juiste versie van het draaiboek heeft.

Wanneer je een weddingplanner of een professionele ceremoniemeester hebt, zal deze persoon het opstellen en managen van het draaiboek regelen. Dan nog is het van belang dat je als bruidspaar ook zelf betrokken blijft en eventuele wijzigingen doorgeeft,

Foto door

5. Veelgemaakte fouten en hoe je deze kunt voorkomen

Een draaiboek is, zoals al een aantal keren benoemd, heel belangrijk in de planning van jullie bruiloft. Bijna elk bruidspaar maakt er wel een, en we zien vaak dat dezelfde 'fouten' worden gemaakt bij het opstellen van het draaiboek.

• Er wordt te krap gepland. Dit is vaak bij reistijden het geval, Wanneer Google Maps aangeeft dat het van locatie A naar locatie B 15 minuten reistijd is, dan reken je in het draaiboek minimaal 30 minuten. Een verplaatsing met een grotere groep mensen duurt altijd iets langer en je moet voorbereid zijn op eventuele files of andere vertragingen.

• Er worden geen rustmomenten ingepland. Dit is iets wat we HEEl. VAAK. ZIEN. De dag wordt volledig volgepland zonder enig moment van rust. Dit is voor een bruidspaar vaak erg gespannen. Je wilt af en toe even bewust stil kunnen zijn bij alles wat je op zo'n bijzondere dag beleeft. Je wilt voorkomen dat je de volgende dag terugkijkt en erachter komt dat je de gehele bruiloft in een rush hebt beleefd, Dat is zo zonde! Plan dus bewust die rustmomenten in.

• Ontbreken van contactgegevens. Dit zien we vaak gebeuren, maar is niet handig! Als een leverancier vertraagd is of er doet iets anders onverwachts voor, dan wil je een leverancier kunnen bereiken. Check dus altijd goed de contactgegevens.

• Het ontbreken van een Plan B/Slecht Weer Scenario. Zorg dat je altijd een Plan B hebt klaarliggen, dit voorkomt onnodig veel stress in de dagen voorafgaand aan de bruiloft. Wij zeggen altijd: plan op Plan B. Oftewel, ga altijd ook uit van dit scenario en zorg ervoor dat je 100% oké bent met deze plannen.

• Geen ruimte voor flexibiliteit. Wanneer je teveel wilt vasthouden aan het draaiboek dat je hebt opgesteld, kan het gebeuren dat je niet goed kunt omgaan met gebeurtenissen die wat flexibiliteit vragen. Stel, er loopt een onderdeel een half uur uit (bijvoorbeeld, een regenbui net voor aanvang van de ceremonie waardoor je beslist de ceremonie even. uit te stellen), dan moet je flexibel kunnen zijn in je draaiboek om de volgende onderdelen een beetje te kunnen verschuiven. Houd je dus ook niet te strak vast aan het draaiboek, maar durf, indien nodig, hier ook vanaf te wijken.

Een goed draaiboek is niet alleen volledig, maar ook praktisch in gebruik. Zorg voor overzicht, gebruik een duidelijk structuur en zorg dat het gemakkelijk te lezen is (het liefste ook op een telefoon!).

6. Wij als weddingplanners met ons draaiboek

Als weddingplanner stellen wij het draaiboek op, natuurlijk samen en in overleg met het bruidspaar én alle leveranciers. We zorgen dat iedereen precies weet wat er moet gebeuren en waar hij/zij moet zijn. Op de dag zelf houden wij het overzicht, zodat jullie dat niet hoeven doen. Dat betekent dat jullie kunnen doen waar het echt om draait op jullie mooiste dag: genieten, beleven, de liefde vieren en elkaar aankijken en beseffen: dit is onze dag. Gedurende de dag laten wij het draaiboek regelmatig wel los. Dit kan omdat we de bruiloft door alle voorbereidingen die erin zitten, vaak al goed kennen. We weten wat er gaat gebeuren en we kennen de wensen van het bruidspaar. Ook durven we in te spelen op veranderingen, vinden we flexibiliteit belangrijk en zorgen we op die manier voor jullie droombruiloft.

7. Hoe wij jullie kunnen helpen met het maken van een goed draaiboek: de online trouwcoaching

Na dit alles gelezen te hebben, zie je waarschijnlijk het nut van een goed draaiboek wel in. Maar nu is het tijd voor actie! De 'theorie' ken je, maar hoe breng je dit in de realiteit en hoe stel je nu echt ZELF een goed draaiboek op? Want als je niet met een weddingplanner werkt, kan dat nog wel eens een uitdaging zijn. Daar hebben we gelukkig een oplossing voor! In onze online trouwcoaching hebben we, naast 11 andere uitgebreide modules over het plannen van een bruiloft, een hele module gewijd aan het draaiboek. Je ontvangt per module een informatieve video, een interactief werkboek, templates ready voor gebruik, en een fysiek DIY-weddingplanner. Je leert in deze module alle in- and outs voor het opstellen ervan, maar je ontvangt ook gerichte opdrachten en een fijn format zodat je heel gemakkelijk zelf aan de slag kunt. Wat ook fijn is, is dat je door onze community (de plek voor al je vragen over o.a. de opdrachten, de twijfels waar je tegenaan loopt of al het andere wat je wilt delen over de planning van jullie bruiloft) ons mee kunt laten kijken bij het maken van jullie draaiboek. Heb je er vragen over, stel ze in de community en wij kijken/denken met je mee. Heel fijn om deze check te kunnen krijgen van 3 weddingplanners die al honderden draaiboeken hebben opgesteld.

Foto door Stan Keulen Fotografie

Samenvattend kunnen we concluderen dat een goed draaiboek meer is dan een planning; het is de belangrijkste tool tot een ontspannen bruiloft waar jullie als bruidspaar en de gasten met volle teugen kunnen genieten. En vind je het lastig om hem zelf op te stellen: roep onze hulp in en kijk op www.fblsweddings.com/online-trouwcoaching voor meer informatie over de online trouwcoaching.

/