Onderschat de rol van het ceremoniemeesterschap niet!

hello354076
6 uur geleden
6 minuten om te lezen

Waarom een professional echt het verschil maakt

Een bruiloft draait vooral om het kunnen vieren van de liefde en vooral om hier ook van te kunnen genieten. Maar achter de schermen gebeurt er een heleboel waar gasten, en soms zelfs ook de bruidsparen, weinig van meekrijgen. In deze blog duiken we in een onderwerp dat vaak onderschat wordt: de rol van de ceremoniemeester.

Bij veel stellen komt vroeg of laat dezelfde vraag op tafel: “Wie vragen we als ceremoniemeester?” En daarachter schuilt volgens ons een nog belangrijkere vraag: “Wat houdt die keuze nu in de praktijk in?”

Over dit onderwerp hebben we ook een podcastaflevering opgenomen. Onderaan deze blog vindt je de link naar deze aflevering!

Een familielid of vriend(in) als ceremoniemeester

Veel bruidsparen vinden het eervol om een naaste als hun ceremoniemeester te vragen. De allerbeste vriend(in), een broer of zus, of misschien een goede collega die handig is met plannen. En dat snappen wij heel erg goed. Het is een logische gedachte dat je deze rol graag aan iemand wilt toevertrouwen die dichtbij je staat en die je vertrouwt. Het is namelijk ook niet zomaar een taak.

Maar in de praktijk merken wij, en dat vertellen we ook openhartig in de podcast, dat deze keuze soms meer van iemand vraagt dan vooraf wordt ingeschat. Zowel door het bruidspaar als door degene die deze rol krijgt. Want het zijn van ceremoniemeester betekent niet alleen dat je het draaiboek bij je houdt en de gasten verwelkomt. Een ceremoniemeester is ook persoon die:

de leveranciers ontvangt en aanstuurt (en yes, dit gaat gedurende de hele dag door),
last-minute problemen oplost zonder dat iemand het merkt,
vooraf problemen aan ziet komen en hierop anticipeert,
het tijdschema bewaakt,
de rechterhand is van het bruidspaar,
het aanspreekpunt is voor de gasten,

En misschien nog wel het belangrijkste in de rol van naaste:

tegelijkertijd probeert te genieten als gast.

Voor veel vrienden of familieleden die ceremoniemeester zijn, betekent dit dat zij nauwelijks echt de bruiloft kunnen beleven. Ze zijn continu aan het regelen, zorgen en rennen in plaats van aan het genieten van de mooiste dag van hun naaste(n). De verantwoordelijkheid voelt groter dan verwacht en dit is een tegenvaller.

Waarom een professionele ceremoniemeester een oplossing kan zijn

In onze podcastaflevering leggen we uit hoe anders de ervaring is voor een bruidspaar wanneer een professional deze taak op zich neemt. Niet omdat een professional “beter” is dan een vriendin of familielid, maar omdat het simpelweg een vak is. Een taak die wij al tientallen keren hebben mogen vervullen en daardoor weten we precies wat we doen, waar we op moeten letten en hoe we jullie (en de gasten!) volledig kunnen ontzorgen.

Veel stellen denken dat een ceremoniemeester pas zes tot acht weken voor de bruiloft betrokken raakt, maar in de praktijk begint het veel eerder. Wij worden vaak al een halfjaar tot anderhalf jaar van tevoren geboekt. In die periode bouwen we een band op, beantwoorden we vragen, lezen we updates en leren we jullie als koppel echt kennen.

Die verbinding tussen ons als ceremoniemeester en jullie als bruidspaar is nodig. Want op de trouwdag nemen wij beslissingen namens het bruidspaar, soms heel praktisch, maar soms ook emotioneel, en dat kan alleen als we precies weten wat jullie belangrijk vinden.

Een goede professionele ceremoniemeester brengt:

Structuur: een goed opgesteld draaiboek dat staat als een huis.
Rust: iemand die vooraf alle scenario’s al heeft doordacht en al veel vaker voor dezelfde soort uitdagingen heeft gestaan. Daarop kunnen vertrouwen is goud waard voor een bruidspaar.
Overzicht: ervaring met de omgang en werkwijze van leveranciers, last-minute wijzigingen die doorgevoerd moeten worden en slimme oplossingen bedenken voor onvoorziene omstandigheden.
Kwaliteit: een dag die soepel verloopt, zonder dat jullie of jullie gasten het werk achter de schermen opmerken.

Hierdoor kunnen jullie vrienden en familieleden gewoon doen waar deze dag voor heb ook voor bedoeld is: genieten van het samenzijn, de liefde vieren en echt aanwezig zijn op jullie mooiste dag.

Waarom een eventmanager van een locatie geen ceremoniemeester is

Soms horen we: “De locatie heeft een goede eventmanager, dus we hoeven niemand extra als ceremoniemeester.” Maar de taken zijn echt wel anders. Waar een eventmanager verantwoordelijk is voor alles wat de locatie aangaat, zijn wij er juist voor:

jullie (het bruidspaar)
jullie gasten
de overall coördinatie
het last-minute problemen oplossen
persoonlijke aandacht

Van het vasthouden van je boeket, het meegaan naar de fotoshoot tot zorgen dat je genoeg drinkt, het knopen van stropdassen en het begeleiden van de first look, dat is de persoonlijke aandacht die een locatiemanager simpelweg niet kan bieden. Dit neemt niet weg dat een goede locatiemanager wel een hele fijne toevoeging in de organisatie is!

In de uren voordat de bruiloft begint, zijn wij al volop aan het werk. We checken bij jullie in tijdens het klaarmaken in de ochtend, brengen rust, regelen vergeten details, nemen spullen mee naar de locatie en schakelen last minute nog met alle leveranciers. We kijken wat jullie nodig hebben en spelen hier op in. Ook dit zit in ons takenpakket en verschilt van wat een locatiemanager zal oppakken.

Achter de schermen gebeurt meer dan je denkt

In de podcast delen we voorbeelden die laten zien hoe belangrijk een ervaren ceremoniemeester is en waar wij allemaal mee te maken krijgen. Denk aan:

leveranciers die te laat komen (en ja, hoe goed je afspraken ook staan, dit gebeurt!)
locaties die nog niet blijken te zijn opgebouwd
personeelstekorten op de locatie
een zanger(es) of BABS die op het laatste moment uitvalt (ons netwerk is dan zo ontzettend belangrijk!!)
maaltijden of speeches die moeten worden omgegooid
onze omgang met kinderen, tenten en toiletwagens (yes, wij doen alles voor een bruidspaar!)

En ondertussen willen wij jullie geen seconde onnodige stress bezorgen. De kunst van een goede ceremoniemeester? Het bruidspaar en de gasten merken niets!

Waarom een vriendin of zus als ceremoniemeester het soms zo zwaar heeft

De verhalen die we horen, en helaas ook regelmatig meemaken, zijn soms erg verdrietig. Vriendinnen die in paniek raken omdat ze niet weten hoe ze een probleem tijdens de bruiloft moeten oplossen (en zich ontzettend verantwoordelijk voelen). Familieleden die klem komen te zitten tussen twee kanten van de familie en het nooit 100% goed kunnen doen (hoe goed de bedoelingen ook zijn). En natuurlijk, zoals net ook al gezegd, naasten die de hele dag moeten rennen en regelen en nauwelijks iets kunnen meemaken van de bruiloft zelf.

Soms gaat het zelfs zover dat vriendschappen worden beschadigd. Niet omdat iemand het slecht bedoelde, maar omdat de verantwoordelijkheid gewoon te groot was.

Een professionele ceremoniemeester heeft geen emotionele banden met gasten die in de knoop raken. Wij kunnen objectieve keuzes maken, rustig blijven, onderhandelen, afkappen, aansturen en improviseren, zonder dat het privé wordt. De verantwoordelijkheid blijft, maar hij voelt voor ons heel anders dan voor een dierbare van het bruidspaar.

Geef vrienden en familie een eervolle (en vooral: haalbare) rol

Betekent dit dat je je omgeving helemaal niet moet betrekken bij het organiseren van jullie bruiloft? Absoluut niet!Juist vrienden of familie kunnen prachtige, persoonlijke rollen vervullen, zelf in de rol van ceremoniemeester in combinatie met een ingehuurde ceremoniemeester. Dit is dan meer in de rol van gastvrouw/heer. Jullie naaste is het aanspreekpunt en het gezicht voor de gasten terwijl wij als professional de aansturing en coördinatie verzorgen. Zo heb je het beste van beiden!

Andere belangrijke rollen die je familie/vrienden kunt geven zijn:

maid of honor / getuige
het geven van een speech
hulp bij het klaarmaken in de ochtend/fotoshoot
muziek of rituelen tijdens de ceremonie

Maar de coördinatie, verantwoordelijkheid en het oplossen van problemen? Dat is echt een vak apart en durf dit uit handen te geven!

Tot slot

Op de dag zelf draait alles om jullie, het bruidspaar. Dat jullie kunnen genieten. Dat jullie aanwezig kunnen zijn in het moment. Om zeker te weten dat iemand anders alles voor je opvangt, regelt en oplost voordat jij überhaupt merkt dat er iets speelt. En dat is wat wij als ceremoniemeesters doen. Onderschat deze rol niet ceremoniemeester niet. Het is de motor die jullie droomdag soepel laat verlopen.

Wil je meer informatie over FBLS als ceremoniemeester bij jullie bruiloft? Kijk dan op www.fblsweddings.com voor meer informatie of over het aanvragen van een vrijblijvend kennismakingsgesprek.

Ook vind je op www.fblsweddings.com/online-trouwcoaching meer informatie over onze online trouwcoaching waar we ook een hele module gewijd hebben aan het ceremoniemeesterschap. Mocht je kiezen voor een 'eigen' ceremoniemeester, dan kan dit ontzettend helpend zijn omdat we hierin precies uitleggen wat de taken van een goede ceremoniemeester zijn, en waar deze persoon zo goed op moet letten. Volg de trouwcoaching dan samen met je ceremoniemeester en laat hem/haar ook alles vragen in de community waar hij/zij tegenaan loopt. Zo raakt jullie ceremoniemeester nog meer betrokken bij jullie bruiloft en kan hij/zij met meer vertrouwen jullie droomdag gaan coördineren.