Plan jullie eigen festivalbruiloft!

Mandy Meys
9 nov
4 minuten om te lezen

Jullie eigen festival, dat klinkt als een droom toch? Maar zoals je je misschien wel kunt voorstellen, is een festival niet in 1 dag georganiseerd. Datzelfde geldt natuurlijk voor een bruiloft, maar trouwen op een trouwlocatie is toch net iets anders dan wanneer je ergens op een weiland of in je eigen tuin vanaf 0 moet beginnen. Wij vergelijken het altijd met het bouwen van je eigen woning, want ieder knopje en ieder kastje moet apart worden uitgezocht. En dat gaat natuurlijk niet altijd even makkelijk. In dit blog delen we onze belangrijkste tips voor het plannen van een festivalbruiloft, iets dat we met regelmaat mogen doen en waar we met onze achtergrond als event manager altijd heel blij van worden.

Locatie: eigen grond of gehuurd weiland?

De eerste stap: waar gaat jullie festival plaatsvinden? Een eigen stuk grond (van familie) is natuurlijk ideaal, je kent de omgeving, hebt vrijheid in opbouw en geen tijdsdruk.

Heb je dat niet, dan zijn er ook locaties die weilandbruiloften aanbieden, vaak met basisvoorzieningen als wateraansluiting of stroompunten. Maar deze zijn niet altijd heel makkelijk te vinden.

Let hier op bij het kiezen van de juiste locatie:

Vraag toestemming van de grondeigenaar (ook bij familie!)
Check bij de gemeente of een melding of vergunning nodig is
Zorg altijd voor een aansprakelijkheids- of evenementenverzekering.
Controleer of de ondergrond geschikt is voor tenten, toiletten en foodtrucks (ook bij slecht weer)
Denk aan bereikbaarheid: kunnen leveranciers en gasten er makkelijk komen? (ook bij slecht weer)

Foto door Maud van den Heuvel Fotografie

Styling en sfeer - maak er een echt festival van

Heb jij al eens een festival bezocht waar helemaal geen sfeer was? Een goed festival is vaak volledig doordacht op basis van de beleving die je neer wilt zetten en daar is de juiste aankleding voor nodig.

Het fijne daarvan is, is dat het niet per se super duur hoeft te zijn. Dat hangt een beetje er vanaf welke sfeer je neer wilt zetten. De kracht zit in de losse, vrolijke sfeer en de vrijheid waarmee gasten zich bewegen.

Denk voor je styling aan:

Tenten: tipi’s, stretchtenten of een mix voor een speels geheel of voor een meer classy uitstraling de sailcloth tent.
Zithoeken met (vintage) banken, hooibalen met kleden of zitzakken om lekker te loungen.
Lichtslingers (prikverlichting), vlaggetjes, slingers, neonborden
De juiste bewegwijzering met (houten) palen met bordjes, pallets met tekst erop geschreven of zoals een echt festival de LED schermen met informatie.
Kleurrijke barren of foodtrucks voor die instant festivalsfeer
Polaroid-hoekje of photobooth met jullie eigen ‘festivalhuisstijl'

Vergunningen: blijf bevriend met je buren en de gemeente

Een festivalbruiloft zonder muziek is natuurlijk geen festival. Wellicht kies je ervoor om met 1 of meerdere DJ's te werken of misschien zelfs een band. Zodra er versterkte muziek bij komt kijken, moet je wel altijd even scherp zijn. Elke gemeente heeft regels over geluidsniveaus, eindtijden en tijdelijke evenementen.

Check dit vroeg, zodat je niet een week voor je bruiloft nog aan het bellen bent met de handhaving of dat ze op je bruiloft zelf opeens op het weiland staan (en dan is dat niet voor een gezellig drankje...)

Onze gouden tips:

Indien nodig, vraag tijdig je vergunning aan of meld je evenement minimaal 6 weken vooraf bij de gemeente;
Vermeld bij de buren dat jullie een bruiloft gaan organiseren en nodig buren uit voor een drankje of stukje taart (dat helpt écht);
Vermeld de eindtijd op je uitnodiging
Kies voor geluidsapparatuur die het volume goed verdeelt, liever sfeer dan decibellen!
Kijk bij de indeling van de tent goed naar welke kant je het geluid stuurt, liever een leeg weiland in dan richting de huizen van je buren.

Eten en drinken in festivalsfeer

Dit is een van de onderdelen die bruidsparen vaak moeilijk vinden om te bepalen. Wanneer je denkt aan een bruiloft, denk je aan mooi gedekte tafels met een seatingplan, maar wanneer je aan festival denkt, denk je aan BBQ en foodtrucks met een informele sfeer. Denk goed na over wat het meeste bij jullie past, want de combinatie is namelijk ook perfect mogelijk.

Voorbeelden die wij eerder hebben gezien bij onze bruiloften:

BBQ met buitenkeuken uitgeserveerd aan mooi gedekte tafels en vast seatingplan
BBQ met buitenkeuken in buffetvorm met picknicktafels en statafels.
Walking dinner met shared dining-stijl
Meerdere foodtrucks met pizza, tacos of burgers (je kunt er ook voor kiezen om dit alleen in de avond te doen)

Houdt er rekening mee dat hoe meer verschillende cateringopties je inhuurt, hoe duurder het wordt. Een cateraar die zowel je diner als de avondhapjes kan verzorgen (wellicht vanuit een foodtruck), is vaak de de meest goedkope optie.

Slecht weer scenario

Bij een buitenbruiloft hoort een portie realisme. Het weer blijft in Nederland een onzekere factor. Zorg dat je minimaal één overdekte plek hebt, zoals een mooie tent, schuur of zelfs een simpele partytent in optie.

Wij zeggen het bij elke bruiloft: “Je kunt regen niet plannen, maar je kunt er wel op voorbereid zijn.”

Een aantal tips:

Minimaal 1 overdekte plek, maar het liefst 2, want als je moet ombouwen van ceremonie naar diner naar feest en dat allemaal onder 1 tent, kan dat nogal chaotisch worden.
Zorg dat je een tent hebt die je aan de zijwanden dicht kan maken. Zeker in een open weiland speelt de wind ook een rol en kan het ook gewoon onder de tent in regenen.
Communiceer naar gasten dat het een festivalbruiloft is, zodat ze de juiste schoenen en kleding dragen
Je gasten willen allemaal droog en warm kunnen staan en zitten. Dus zorg voor voldoende netto oppervlakte dat over is om al je gasten te kunnen huisvesten.
Je leveranciers willen en moeten ook droog en warm kunnen staan en werken (behalve de wedding planners, die rennen wel door de regen ;-) ) Denk bijvoorbeeld aan een DJ of band met alle licht- en geluidsapparatuur, dit moet gegarandeerd droog kunnen staan! (Al deze leveranciers plan je in je bruto oppervlakte)

Faciliteiten: denk als een organisator

Zoals we in het begin al schreven, je moet echt aan ALLES zelf denken. Met het juiste overzicht, blijft alles fijn overzichtelijk. Wil je zeker weten dat je niets vergeet?

We hebben al onze ervaring gebundeld in één praktische Festivalbruiloft Checklist bomvol stappen, vragen en inzichten die je nergens anders vindt.

Download hier de checklist voor €3,99 en begin vandaag nog met het plannen van jullie eigen liefdesfestival.

Download checklist festivalbruiloft!