Weddingplanner: luxe of noodzaak?

hello354076
4 dagen geleden
6 minuten om te lezen

Bijgewerkt op: 3 dagen geleden

Ontdek welke meerwaarde een weddingplanner voor jullie bruiloft kan hebben.

Als weddingplanner krijgen we vanuit mensen buiten de trouwbranche regelmatig de volgende vraag: “Is een weddingplanner nou echt nodig, of is het vooral een luxe voor mensen met een groot budget?”. Een begrijpelijke vraag en eentje die we in deze blog gaan behandelen!

Laten we maar meteen met de deur in huis vallen: een weddingplanner is geen absolute noodzaak. En yes, dat durven wij als weddingplanners echt wel toe te geven. Je kunt prima trouwen zonder planner. Maar… voor veel stellen blijkt het in de praktijk wel een enorme meerwaarde te zijn en in sommige gevallen is een planner zelfs onmisbaar. Denk bijvoorbeeld aan het organiseren van een destination wedding, of wanneer je vanuit een leeg grasveld je eigen festival wedding wilt gaan bouwen.

Veel voorkomende vooroordelen

“Een weddingplanner? Dat is toch alleen voor rijke stellen die een hele grote bruiloft organiseren?” We snappen wel waar dit vandaan komt. De media laat vaak extravagante ‘over the top’ bruiloften zien, compleet met helikopters, grote kastelen, hele entertainment teams en honderden gasten. Maar, surprise surprise, dat is niet de realiteit van ons dagelijkse werk.

De realiteit

Een weddingplanner is er om tijd, stress en geld te besparen. We denken mee, sturen aan, voorkomen fouten en koppelen bruidsparen aan betrouwbare leveranciers die passen binnen hun stijl en budget. Ook geven we veel tips en adviezen over hoe bruidsparen slim met hun budget om kunnen gaan (denk aan het hergebruiken van styling of bloemen). Vaak verdienen we onszelf tijdens de planning terug en zorgen we voor een stuk minder stress.

Wat doet een weddingplanner eigenlijk?

Hier zouden we wel een boek over kunnen schrijven. Maar het korte antwoord is: meer dan veel mensen denken. Een kleine opsomming van de taken die we invullen en de rollen die we voor een bruidspaar en hun gasten vervullen:

Het maken van een haalbare planning en realistische begroting en het bijhouden van het budget.
Het selecteren van leveranciers die echt bij jullie passen, opvragen van offertes en bijhouden van gemaakte afspraken.
Heldere communicatie met alle betrokken partijen zoals locatie, leveranciers en gasten.
Draaiboeken opstellen en managen, logistieke zaken regelen (overnachtingen, verplaatsingen, etc.)
Stylingadvies en meedenken met creatieve zaken zodat jullie bruiloft echt persoonlijk wordt.
En op de dag zelf: zorgen dat alles (en dan bedoelen we ook echt ALLES) soepel verloopt, zodat jullie alleen maar hoeven te genieten.

Wij zijn projectmanager, creatief brein, stressbuffer en soms zelfs ook relatietherapeut in één.

We gaan als weddingplanner volledig mee in het thema! Foto door Carol Eijck Photography

Waarom wordt een weddingplanner vaak als luxe gezien?

Dat komt vooral door de beeldvorming. In tv-programma’s en films zien we weddingplanners vooral bij enorme, glamoureuze bruiloften waar niets te gek is. Daardoor lijkt het alsof een weddingplanner synoniem staat aan groot, groter, groots. Maar in de praktijk werken we juist heel veel met “gewone” bruidsparen. Mensen die werken, hun sociaal leven belangrijk vinden, misschien een gezin hebben, en simpelweg geen 250 uur over hebben om een bruiloft te organiseren. Of, en dit kan ook prima voorkomen, ze vinden het plannen zelf niet leuk om te doen maar willen wel graag een goed georganiseerde (droom)bruiloft. Ook deze stellen komen we regelmatig tegen.

Een andere reden waardoor een weddingplanner vaak als luxe wordt gezien, is het feit dat er wel een redelijk prijskaartje aan de diensten van een weddingplanner verbonden zit. Er zijn tegenwoordig veel tools om bruidsparen te helpen om zelf de bruiloft te kunnen gaan plannen (denk hierbij ook aan onze eigen online trouwcoaching www.fblswedding.com/online-trouwcoaching) waardoor de kosten voor een weddingplanner soms als 'onnodig' worden gezien. "We kunnen het toch prima zelf regelen..". En dat is in sommige gevallen ook zeker zo (met de juiste ondersteuning). Maar in sommige gevallen is een weddingplanner wel meer dan een luxe.

Situaties waarin een weddingplanner echt onmisbaar wordt

Er zijn scenario’s waarin een weddingplanner niet alleen handig, maar eigenlijk zelfs noodzakelijk is. Je kunt dan denken aan onderstaande situaties:

Buitenlandse bruiloften oftwel 'destination weddings': Bij destination wedding heb je heel veel om rekening mee te houden. Zo zijn er misschien andere culturen in het land waar je trouwt, andere regels waar je rekening mee moet houden en leveranciers die je bij elkaar moet gaan zoeken die misschien ook weer in een andere taal communiceren. Als bruidspaar is het dan meer dan fijn om weddingplanner te hebben waar je op terug kunt vallen die veel van deze zaken voor je uitzoekt en regelt.
Complexe logistiek: Wanneer je meerdere locaties gebruikt (bijv. wanneer je op een andere plek trouwt dan waar je het diner en feest viert, misschien zelfs nog een kerkdienst tussendoor), veel verplaatsingen hebt of vele gasten ontvangt die willen overnachten, is een weddingplanner zeker geen onnodige luxe. Vooral als hier ook een strakke tijdsplanning bij komt kijken.
Tuinbruiloften of grote evenementen: hier komt heel veel organisatie bij kijken, denk aan facilitaire zaken (groot en klein), mogelijkheden (en beperkingen) voor leveranciers, opbouw en afbouw. We hebben hier ook een uitgebreide podcast over opgenomen. Luister deze zeker even wanneer je een tuinbruiloft of festival bruiloft wilt gaan organiseren.
Veel leveranciers en/of gasten: hoe meer partijen, hoe groter de kans op miscommunicatie. Weddingplanners houden het overzicht en onderhouden alle contacten. Een ontzettende meerwaarde voor een bruidspaar!

Wat levert een weddingplanner een bruidspaar op?

Het korte antwoord: heel erg veel. Ruimte in je hoofd, in je agenda en in je budget.

Concreet betekent dat:

Rust: iemand die alles overziet en problemen oplost voordat ze ontstaan.
Structuur: een draaiboek waar iedereen op kan bouwen.
Overzicht: één aanspreekpunt voor leveranciers en gasten voor alle vragen.
Tijd: niet wekenlang zoeken naar de perfecte locatie of fotograaf, maar gericht advies ontvangen over leveranciers die echt bij het bruidspaar kunnen passen.
Geld: we denken slim mee, voorkomen dure misstappen en weten manieren om slim om te gaan met het budget.
Persoonlijkheid: we denken altijd mee in hoe we een bruiloft voor een bruidspaar persoonlijk kunnen maken en dit is vaak een van de meest gevraagde tips vanuit bruidsparen: "hoe maken wij onze bruiloft persoonlijk?".

Het gaat erom dat jullie kunnen genieten van het proces, in plaats van erin te verdrinken.

Als weddingplanner hebben we oog voor elke gast! Foto door Fotografie bij Marloes

Wanneer heb je geen weddingplanner nodig?

Soms is onze rol simpelweg minder noodzakelijk. Bijvoorbeeld bij:

Een kleine, intieme bruiloft met een simpele opzet, op een alles in één locatie.
Een locatie die alles al regelt: catering, styling, planning en coördinatie (maar verkijk je hier niet op!)
Een bruiloft zonder verplaatsingen of ingewikkelde logistiek.
Een goede ceremoniemeester die de rol wil en kan vervullen.
Stellen die kiezen voor onze online cursus en online trouwcoaching en zelf de touwtjes in handen houden, zelf hun bruiloft plannen, maar het wel fijn vinden dat er weddingplanners zijn die met hen meedenken en klaar staan bij vragen.

Een weddingplanner moet altijd een keuze zijn en zeker geen verplichting.

De toekomst van de weddingplanner in een wereld vol AI

In 2025 zagen we al hoe snel AI zijn intrede deed in de trouwbranche. En laten we eerlijk zijn, het gebruik van AI zoals ChatGPT is heel handig voor inspiratie, begrotingen of planningsschema’s. Maar hoe slim AI ook wordt: het mist iets mega belangrijks, namelijk emotie. Een bruiloft is meer dan een algoritme, meer dan een lijstje taken en meer dan een tijdschema. Het draait om gevoel, verbinding, warmte, persoonlijkheid. En juist dat menselijke stuk blijft onvervangbaar. AI kan ondersteunen (en gebruik dat ook zeker als handige tool), maar een bruiloft organiseren en coördineren blijft mensenwerk.

Afsluiting: is een weddingplanner een luxe of een noodzaak?

Het eerlijke antwoord: het is wat jullie ervan maken. Voor sommige bruidsparen is het een luxe die het plannen makkelijker en leuker maakt. Voor anderen is het een noodzaak om hun droombruiloft überhaupt mogelijk te maken.

Of je het nu zelf doet, met hulp van vrienden, of met een weddingplanner aan je zijde: jullie bruiloft moet voelen als jullie.

En daar dragen wij, als weddingplanners, met liefde aan bij.

Wil je meer informatie over FBLS als weddingplanner bij jullie bruiloft? Kijk dan op www.fblsweddings.com voor meer informatie of over het aanvragen van een vrijblijvend kennismakingsgesprek.

Ook vind je op www.fblsweddings.com/online-trouwcoaching meer informatie over onze online trouwcoaching. Deze hebben wij speciaal ontwikkeld voor bruidsparen die zelf hun bruiloft willen plannen, maar wel met alle tools aangereikt door 3 weddingplanners om het plannen een stuk makkelijker en leuker te maken.